例 01 — 転記・集計
Before
複数のファイルを開き、必要な項目をコピーして集計する。
Afterの検討例
入力場所と出力形式を先に決め、同じ手順をまとめて実行できる形を検討する。
実案件の削減時間ではなく、相談時に整理する作業例です。
繰り返す仕事の整理
繰り返す手作業の業務自動化相談
転記や集計をなくすことだけを目指さず、今の仕事の流れに合う小さな自動化から考えます。
対象にできる作業
まずは、同じ手順を繰り返している作業を一つ選びます。規模や現在のファイル構成を確認してから、作り方を決めます。
- スプレッドシートの入力・集計
- CSV / Excelの整形・集計
- データの転記と重複確認
- 定型メールや通知の作成
- 帳票・一覧表の生成
- ファイル名変更・フォルダ整理
- Google Workspaceや外部APIとの連携
- 小さなバックオフィス処理
- 紙・メール・表計算今の仕事の入口
- 分ける残す確認は人が決める人の確認
- 小さな仕組み変えない部分はそのまま
- 出力・通知例外は人に知らせる
例えば、こんな整理ができます
以下は実案件の成果ではなく、相談時に作業を分けて考えるための例示です。削減時間や成果を約束するものではありません。
例 02 — 定型文
Before
似た内容のメールを、毎回最初から作る。
Afterの検討例
よく使う情報を整理し、下書きや確認用の文面を作りやすくする。
送信前の確認を残した運用を前提にします。
例 03 — 社内の小さな作業
Before
担当者ごとに手順やファイルの置き場所が違う。
Afterの検討例
必要な入力と次の操作を一つにまとめ、迷いにくい道具として試す。
大規模な業務システムへ広げることを前提にしません。
進め方
処理が止まったときに気づけること、担当者が内容を確認できることを含めて設計します。
- 01
手作業を分ける
入力、判断、転記、出力のどこに時間がかかっているかを確認します。
- 02
変えない部分を決める
今使っている表やファイルを活かしながら、最初に自動化する範囲を絞ります。
- 03
例外と確認を残す
データが足りないときや処理に失敗したとき、人が確認する方法を決めます。
- 04
使いながら整える
実際のデータで試し、手順書や通知方法を含めて運用しやすくします。
使う技術は、作業のあとに決めます
GAS、Python、TypeScript、各種APIなど、現在の環境と扱うデータに合わせて方法を検討します。「GAS開発」「Python開発」を先に決めるページではありません。
選び分けの基準は、GASとPythonの使い分けガイドでも整理しています。
よくある質問
GASやPythonを使うか決まっていなくても依頼できますか？
依頼できます。作業の頻度、使っているファイル、実行する人、失敗時の対応を確認して、適した方法を検討します。
今のExcelやスプレッドシートをそのまま使えますか？
そのまま使える場合もあります。まず現在の入力項目や集計手順を確認し、変更を増やしすぎない方法から考えます。
自動化したあとに内容を確認できますか？
確認できます。処理結果の見方、エラー時の通知、人が確認してから次へ進む場所を最初に決めます。
その作業だけ、まず整理してみる。
今のファイルや手順をもとに、自動化できる範囲と残す確認を一緒に考えます。